İsyeriHizmetveKaliteRehberi

Mali Müşavirlik Firmasının Gizli Bilgilerinin Korunması

Elektronik bilginin yayılma kolaylığı ve internetle ilgili güvenlik endişeleri nedeniyle ça-

lışanlar e-posta veya internet aracılığıyla Mali Müşavirlik Firmasının gizli bilgilerini ile-

tirken yüksek dikkat göstermelidirler. Mali Müşavirlik Firmasının gizli bilgileri, bilgileri

alma yetkisi olmayan harici kişilere, Mali Müşavirlik Firmalarına ve hatta Mali Müşavir-

lik Firması içinde açıkça bilgilere ulaşması gerekmeyen çalışanlara gönderilmemelidir.

Müşteri listeleri, çalışan listeleri, dahili mali raporlar ve bilgiler, stratejik iş planları, Mali

Müşavirlik Firması politika ve prosedürleri, müşteri iş bilgileri ve raporları, proje planları,

dizaynları, çizimleri ve veritabanları, Mali Müşavirlik Firmasının gizli bilgilerine örnektir.

Çalışanların, mesajları istenmeyen şekilde dışarıdan kişilere veya Mali Müşavirlik Fir-

ması içerisinde yanlış kişilere gönderilmemesi için e-posta yollanmasında dikkat gös-

termeleri gerekmektedir. Özellikle çalışanlar, bütün gönderilen kişilerin uygun kişiler

olduğu ve kişi listelerinin güncel olduğundan emin olmak için kişi listesi kullanımında

dikkatli olmalıdırlar. Gizli Mali Müşavirlik Firması bilgilerinin yayılmasını engellemek

amacıyla çalışanların e-posta mesajlarını ilk kez açtıklarında bunu başkalarının yanın-

da yapmamaları önerilmektedir. Bilgisayarın başında durulmadığında e-posta sayfaları

ekranda açık tutulmamalıdır. Çalışan masasından ayrılınca, bilgisayarını otomatik ola-

rak koruyabilecek olan ekran koruyucu ve şifre koruma seçeneklerinin kullanımı teşvik

edilmelidir.

Çalışanlar bilgisayarda oluşturulan dosyaların yedek kopyalarının rutin olarak çıkarıl-

dığından ve kopyaların prosedürlerde belirtildiği üzere arşiv dosyalarında saklandığın-

dan emin olmalıdır.

E-postaların Saklanması ve Silinmesi

Mali Müşavirlik Firması bilgisini koruma, ağ sunucusu üzerinde yedekleme alanı sağla-

ma, sistemde mesaj veya bilgi araması yaparken zaman ve maliyetten tasarruf etme,

performansı optimize etme gibi birçok nedenden dolayı çok sayıda e-postanın saklan-

ması uygun değildir. Buna uygun olarak, Mali Müşavirlik Firması çalışanları sonlanmış

ya da devam eden bir proje ile ilgisi olmayan, gönderilmiş ya da alınmış e-postaları

derhal silmelidir. Çalışanlar, artık gerekli olmayan ve silinmesi gereken mesajları belir-

leyebilmek için düzenli olarak mesajlarını kontrol etmelidir. Ancak, hukuk müşavirinin

zaman zaman devam eden davalarla ilgili olan mesajların silinmemesine yönelik bildi-

rimleri dikkate alınmalıdır. Mali Müşavirlik Firması, zaman zaman tüm e-postaların ve

ortak alan içeriğinin otomatik olarak silineceği zaman dilimlerini ve süreleri belirler.