40 / 94
38
1.2 İhtiyaç Bildirimi
Mali Müşavirlik Firmasının herhangi bir biriminde, bir ekipman veya hizmete ihtiyaç
olduğunda ihtiyaç sahibi birim, ihtiyaç talep formunu hazırlayarak (Kurumsal Kaynak
Planlama (ERP) yazılımı olan Mali Müşavirlik Firmalarında elektronik ortamda) Mali ve
İdari İşler Birimine/Yöneticisine (varsa Satın Alma Birimine/Yöneticisine) iletir. (Ek 15:
Ekipman Talep Formu)
1.3 Satın Alma Usul ve Esasları
Satın alma işlemlerinde temel ilkeler, satın alınacak mal ve/veya hizmetin, bütçeye
uygun, en az maliyetli, en kaliteli ve ihtiyaç duyulduğu anda temin edilmesidir.
Tedarikçilerin belirlenmesinde Mali Müşavirlik Firmasının risk ve bağımsızlık prensip-
lerine uyulması zorunludur.
Satın alınacak mal veya hizmet için gerektiğinde aşağıdaki birimler de satın alma sü-
reci içerisinde yer alırlar. Bunlar:
-
Teknolojik mal ve hizmetleri için Bilgi Teknolojilerinden Sorumlu Birim/Yöneticisi,
-
Tanıtım ve pazarlama ile ilgili mal ve hizmetler için Pazarlama Birimi/Yöneticisi,
-
Eğitim amaçlı mal ve hizmetler için İnsan Kaynakları Birimi/Yöneticisi.
Tedarikçiye kesin sipariş verilmeden önce maliyet, kalite, temin ve teslim şartları konu-
sunda talep sahibi ile mutabakat sağlanmalıdır.
Gerektiğinde tedarikçi ile sözleşme imzalamak; temin ve teslimat aşamalarında söz-
leşme gerekliliklerinin yerine getirildiğinin tespitini yapmak, satın almayı yapan birimin
görevidir.
Malın tedarikçiden teslim alınması satın almayı yapan birimin sorumluluğundadır. Sa-
tın alma, gelen malın kalitesi ve doğruluğunu inceledikten sonra teslim almalıdır.
Satın almayı yapan birim, malın talep sahibine teslimini imza karşılığında yapmalıdır.
1.4 Fatura Kayıt, Onay ve Ödeme
Mali Müşavirlik Firmasına gelen faturaların tamamı Mali ve İdari İşler Birimi/Yöneticisi
tarafından önce “Evrak Kayıt Sistemi” ne kaydedilir.
Kayıt altına alınan faturalar daha sonra, onaylanması amacıyla hizmeti alan yetkiliye
gönderilir.