44 / 94
42
4.3. Arşivden Evrak Alınması
Arşivde bulunan evrakın geri alınması için, ilgili birim tarafından Arşiv sorumlusuna
e-posta atılarak, istekleri arşiv yetkililerine bildirilir. Arşiv sorumlusu arşive giderek iste-
nen evrakı arşivden alır ve Mali ve İdari İşler Birimine/Yöneticisine getirir. Mali ve İdari
İşler Birimi/Yöneticisi tarafından evrak teslim edilirken Arşiv Evrak Talep Formu (Ek
17) doldurularak evrakı talep eden kişiye veya evrakı almaya gelen birimin kuryesine
imzalatılıp evrakın teslimi yapılır.
İlgili evrak tekrar arşive iade edilmek istendiğinde daha önce doldurulan ‘Arşiv Evrak
Talep Formu’ (Ek 17) üzerine teslim ile ilgili bilgiler kaydedilir.
4.4. Evrak İmha Edilmesi
Arşive gönderilmesi gerekmeyen evrakların tespiti ilgili birimlerce yapılır. Bu tip evrak-
lar ilgili birimin talebi üzerine Mali ve İdari İşler Birimi/Yöneticisi tarafından alınır, imha
edilir.
Arşive gönderilen belgelerin üzerindeki ‘imha edileceği yıl’ bilgisi Mali ve İdari İşler Biri-
mindeki arşiv sorumlusu veya Mali ve İdari İşler Yöneticisi tarafından takip edilir. İmha
süresi gelenler arşiv sorumlusu tarafından Evrak İmha Formuna (Ek 18) listelenir ve
ilgili birime onaya gönderilir. Gelen onaya istinaden (talep gelirse ilgili bölümden de bir
kişinin denetiminde) imha işlemi yerine getirilir.
İmha işlemi tamamlanınca imha işlemini yapanlar evrak imha formunu imzalarlar. (Ek
18 Evrak İmha Formu) Formun bir kopyası Mali ve İdari İşler Birimindeki arşiv sorum-
lusunun veya Mali ve İdari İşler Yöneticisinin dosyasında, bir kopyası da ilgili birimce
dosyalanarak kaldırılır.
5. Yazılımlar ve Kullanım Esasları
Yazılımlar ve kullanım esasları bu rehberin
II- İŞYERİ İLKE VE ESASLARI C- Yazılım,
Donanım ve Ekipman
Bölümünde yer alan düzenlemelerde ve Bilgisayar Ekipman
e-posta İntranet ve İnternet Kullanım Taahhütnamesinde açıklanmıştır.
6. Veri Yedekleme
Mali Müşavirlik Firmasında veri yedekleme süreci aşağıdaki esaslara göre olacaktır:
6.1. Sorumlu Birim
Veri yedekleme sisteminin geliştirilmesi, politika ve prosedürünün oluşturulması, ve-
rilerin yedeklenmesi ve korunmasından sorumlu birim, Mali ve İdari İşler Birimidir/