43 / 94
41
Kıymetli evrakın Mali Müşavirlik Firması lehine doğuracağı sonuçların takibinden, icra,
takip, mahkeme veya nakde dönüştürülmesi dahil, muhafaza eden birim sorumludur.
Sorumlu birim, süresi gelmiş olan kıymetli evrakı ilgili yöneticiye bildirir ve yazılı talima-
tına istinaden gerekli işlemleri yapar veya kıymetli evrakı belge karşılığı ilgili birim veya
kişiye teslim eder.
4. Dosyalama ve Arşivleme
Mali Müşavirlik Firması içinde üretilen veya Mali Müşavirlik Firması dışından gelen fi-
ziksel belge ve raporların tekrar gönderilmesi veya kullanılması gerekebilmektedir. Bu
nedenle tekrar kullanmak veya gerektiğinde belge ve raporlara kolayca ulaşabilmek
için, belge ve raporların dosyalanarak arşiv kurallarına uygun olarak saklanması gere-
kir. Hangi birimlerin hangi belge ve raporları hangi sınırlar içinde ve hangi sisteme göre
arşivlemesi gerektiği aşağıdaki esaslara göre yapılır:
4.1. Sorumlu Birim
Arşiv sistemine ilişkin standartların geliştirilmesi, arşive evrak gönderilmesi, alınması
ve korunması sorumluluğu Mali ve İdari İşler Birimine/Yöneticisine aittir.
Ortak belge ve raporların arşivlenmesi sorumluluğu Mali ve İdari İşler Biriminin/Yöne-
ticisinin sorumluluğundadır.
Diğer birimler, kendi belge ve raporlarını belirlenen kurallara göre kolayca ulaşılacak
biçimde ve belirlenen standartlarda arşivlerler. Her birim yöneticisi kendi birimiyle ilgili
arşivden sorumlu olacak bir personel görevlendirir.
4.2. İşlemler
Merkezi arşivlerin girişine yerleşim planını gösteren plan konur.
Arşive devredilecek evraklar, ilgili birimlerce evrakın üretildiği orijinal düzen içerisinde
arşiv kayıt formu doldurulup birim yetkilisinin onayı alındıktan sonra listeleriyle birlikte
Mali ve İdari İşler Birimine/Yöneticisine teslim edilir. Düzenlenen formun bir kopyası
arşivdeki “Arşiv” dosyasında, 2. kopyası ilgili bölümün “Arşiv” dosyasında tutulur.
Arşive yerleştirilecek belge kutulanıyorsa mutlaka üzerine evrakın türü ve niteliği, ‘Ar-
şivlenecek malzemeyi gönderen Bölüm / Ortak ve müdür adı’, ‘arşive gönderiliş yılı’ ve
‘imha edileceği yıl’ bilgileri yazılmalıdır. İmha edilecek yıl bilgisi hesaplanırken; evrakın
üretildiği (veya dosyanın kapatıldığı) yıl + Evrak saklama süresi + 1 şeklinde hesap
yapılmalıdır.